RESOLUÇÃO SEF Nº 6.380 DE 17 DE JANEIRO DE 2002

O SECRETÁRIO DE ESTADO DE FAZENDA, no uso de suas atribuições legais,

R E S O L V E:

Art. 1º O Departamento Geral de Administração e Finanças, para desempenho de suas atividades, disporá da seguinte estrutura básica:

1. Departamento Geral de Administração e Finanças

1.1 - Assessoria Administrativa

1.2 - Assessoria de Contratos e Apoio Jurídico

1.3 - Assessoria de Orçamento

1.4 - Assessoria de Recursos Humanos

1.5 - Assessoria Técnica

1.6 - Coordenadoria de Contabilidade Analítica

1.6.1 - Departamento de Administração Financeira

1.6.1.1 - Divisão de Revisão e Tomada de Contas

1.6.1.2 - Divisão de Liquidação

1.6.1.3 - Divisão de Contabilidade

1.7 - Departamento de Administração de Pessoal

1.7.1 - Divisão de Cadastro

1.7.2 - Divisão de Direitos e Vantagens

1.7.3 - Divisão de Alteração de Exercício

1.7.4 - Divisão de Pagamento

1.7.5 - Divisão de Pessoal Inativo

1.8 - Departamento de Manutenção

1.8.1 - Divisão de Manutenção de Bens Móveis

1.8.2 - Divisão de Manutenção de Bens Imóveis

1.9 - Departamento de Material

1.9.1 - Divisão de Suprimentos

1.9.2 - Divisão de Controle de Bens Patrimoniais

1.10 - Departamento de Serviços

1.10.1 - Divisão de Portaria e Zeladoria

1.10.2 - Divisão de Protocolo

1.11 - Departamento de Transportes

1.11.1 - Divisão de Operações de Transportes

1.11.2 – Divisão de Garagem

1.12 - Arquivo

Art. 2º Ao Departamento Geral de Administração e Finanças compete: planejar, coordenar e controlar as atividades gerais de apoio administrativo que envolvam a administração, desenvolvimento e assistência de recursos humanos, administração de material e do patrimônio, da documentação, das comunicações administrativas, dos transportes e do serviços gerais, observadas as metas e diretrizes do Secretário de Estado de Fazenda e dos órgãos centrais do sistema estadual.

Art. 3º À Assessoria Administrativa compete:

1. Prover o apoio funcional ao Gabinete do Diretor Geral de Administração e Finanças;
2. Acompanhar os processos administrativos em tramitação no Gabinete do DGAF, examinando-os e submetendo-os aos despachos do Diretor Geral;
3. Preparar os despachos e correspondências do Gabinete do DGAF;
4. Elaborar, em consonância com o Diretor Geral, ordens de serviço e instruções necessárias ao desempenho das atribuições do DGAF;
5. Preparar as respostas para as consultas recebidas pelo DGAF, ouvindo os demais órgãos, quando for necessário;
6. Coordenar, supervisionar e controlar as funções de apoio direto ao Diretor Geral.

Art. 4º À Assessoria de Contratos e Apoio Jurídico compete:

1. Elaborar minutas de contratos e aditivos, convênios, acordos e ajustes;
2. Prestar orientação e aconselhamento jurídico no que se refere a contratos e aditivos, convênios, acordos e ajustes;
3. Acompanhar os contratos de locação dos imóveis locados pela SEF, controlando o pagamento dos alugueis e dos encargos a eles vinculados;
4. Manter arquivo cronológico dos instrumentos firmados pela SEF.

Art. 5º À Assessoria de Orçamento compete:

1. Elaborar a proposta orçamentária anual da SEF;
2. Coordenar, acompanhar e analisar a execução orçamentária;
3. Analisar as solicitações de créditos suplementares e modificações orçamentárias;
4. Classificar despesas, conferindo os documentos que dêem origem a emissão de autorização de despesa (NAD) e de nota de empenho;
5. Apoiar os demais setores prestando as informações pertinentes no que se refere a sua área de atuação.

Art. 6º À Assessoria de Recursos Humanos compete:

1. Realizar estudos, levantar informações e elaborar relatórios e pareceres na área de recursos humanos, objetivando subsidiar a tomada de decisão pela Direção Geral;
2. Coordenar o programa de estágio da SEF;
3. Supervisionar, no âmbito da SEF, programas de iniciação ao trabalho para menores carentes;
4. Analisar e propor a celebração de convênios e termos de colaboração entre a SEF e instituições, públicas e privadas, de forma a incentivar a cooperação técnico-pedagógica;
5. Organizar e manter o cadastro de instituições, públicas e privadas, de prestação de serviços de treinamento;
6. Coordenar e executar a rotina de inscrição de servidores nas atividades de treinamento internas e externas;
7. Divulgar internamente os programas de treinamento e seus cronogramas de aplicação;
8. Identificar as necessidades qualitativas e quantitativas de recursos humanos da SEF;
9. Promover readaptação de servidores para relocação.

Art. 7º À Assessoria Técnica compete:

1. Orientar, programar e acompanhar a execução de obras, de serviços de conservação e manutenção, com base nos princípios da qualidade e produtividade, visando o pleno atendimento a todos os órgãos que integram a estrutura da SEF;
2. Coordenar as atividades de projetos de arquitetura e "layouts" dos espaços físicos dos imóveis e órgãos da SEF;
3. Coordenar as atividades de obras e reformas nos prédios ocupados por órgãos da SEF;
4. Organizar e manter o cadastro de empresas de serviços de obras, reformas e de manutenção de instalações;
5. Coordenar as atividades de manutenção das instalações elétricas e hidráulicas nos prédios ocupados por órgãos da SEF;
6. Aprovar as obras, reformas, instalações e serviços de manutenção realizados nos prédios ocupados por órgãos da SEF;
7. Providenciar a instalação de repetidoras, antenas, baterias, aparelhos e outros equipamentos em locais apropriados, repartições fazendárias e viaturas;
8. Supervisionar a instalação do sistema de telefonia da SEF.

Art. 8º À Coordenadoria de Contabilidade Analítica compete:

1. Encaminhar, por intermédio da Contadoria Geral do Estado, para remessa ao Tribunal de Contas, a relação dos responsáveis por bens e valores, prevista no artigo 30, do Decreto nº 3.148, de 28/04/80;
2. Elaborar, de acordo com o Decreto nº 3.148/80 e a Deliberação TCE198/96, as prestações de contas dos ordenadores de despesa, agentes recebedores, tesoureiros ou pagadores, inclusive dos responsáveis por almoxarifado e bens patrimoniais, observando prazos de remessa à Auditoria Geral do Estado;
3. Orientar, coordenar e instruir, do ponto de vista técnico, na esfera de sua competência, as unidades operacionais a ela vinculadas, obedecidas as normas expedidas pela Contadoria Geral do Estado;
4. Orientar, dirigir e propor normas disciplinadoras das atividades relacionadas à perfeita adequação das tarefas inerentes à Contabilidade e Controle Interno;
5. Manter os documentos relativos aos atos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial à disposição das autoridades responsáveis pelo acompanhamento administrativo, assim como dos agentes de controle interno e externo no exercício de suas funções institucionais;
6. Impugnar, mediante representação à autoridade competente, quaisquer atos referentes a despesas efetuadas sem a existência de créditos ou quando imputada a dotação imprópria no âmbito da Secretaria, fazendo comunicação imediata à Contadoria Geral do Estado, sem prejuízo da instauração da competente tomada de contas;
7. Observar as instruções baixadas pela Contadoria Geral do Estado quanto à aplicação do Plano de Contas Único.

Art. 9º Ao Departamento de Administração Financeira compete programar, orientar, examinar e avaliar, do ponto de vista técnico, as atividades atribuídas e desenvolvidas pela Divisão de Revisão e Tomada de Contas, Divisão de Liquidação e Divisão de Contabilidade.

Art. 10. À Divisão de Revisão e Tomada de Contas compete:

1. Manter atualizado o registro dos ordenadores de despesa e dos responsáveis por dinheiro, valores e outros bens públicos;
2. Promover, na área de sua competência, análise periódica dos atos dos ordenadores de despesas, agentes recebedores, tesoureiros ou pagadores, inclusive os responsáveis por almoxarifado e bens patrimoniais, visando elaboração de tomada de contas anuais;
3. Orientar a aplicação e a apresentação das prestações de contas dos adiantamentos;
4. Promover a tomada de contas de acordo com normas estabelecidas nos Decretos 3.147/80 e 3.148/80, bem como Deliberação TCE 198/96.

Art. 11. À Divisão de Liquidação compete:

1. Analisar os atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial, sob os aspectos da legalidade e formalidade documental, inclusive atestando e certificando a regularidade da liquidação;
2. Analisar as faturas relativas à execução da obra ou da prestação de serviço após atestação.

Art. 12. À Divisão de Contabilidade compete:

1. Acompanhar a execução orçamentária dos órgãos a ela vinculados, contabilizando despesa e receita de acordo com a documentação que for remetida, apresentando à autoridade competente erros, omissões e inobservância dos preceitos legais;
2. Elaborar, segundo orientação da Contadoria Geral do Estado, balancetes, balanços e outras demonstrações contábeis;
3. Controlar e acompanhar os resultados da gestão orçamentária, financeira e patrimonial dos órgãos da SEF;
4. Analisar, classificar e contabilizar os documentos de despesa e receita, decorrentes de operações realizadas durante o exercício financeiro;
5. Registrar e manter atualizada a contabilidade relativa à gestão orçamentária, financeira e patrimonial.

Art. 13. Ao Departamento de Administração de Pessoal compete:

1. Coordenar as atividades de administração e organização de pessoal;
2. Supervisionar as atividades de cadastro e registros funcionais;
3. Supervisionar as atividades de controle e concessão de benefícios e aposentadorias;
4. Supervisionar as atividades de controle de freqüência;
5. Supervisionar as atividades de pagamento de pessoal;
6. Coordenar as atividades de controle de recursos humanos.

Art. 14. À Divisão de Cadastro compete:

1. Organizar e manter as fichas funcionais dos servidores;
2. Lavrar apostilas referentes a enquadramentos e outros direitos;
3. Elaborar os mapas de tempo de serviço;
4. Controlar as vagas dos cargos efetivos e comissionados;
5. Exercer o controle da lotação dos servidores;
6. Exercer o controle dos servidores de outros órgãos cedidos à SEF;
7. Exercer o controle dos servidores da SEF à disposição de outros órgãos;
8. Prestar informação em processos e demais documentos que requeiram dados funcionais sobre servidores;
9. Expedir certidões.

Art. 15. À Divisão de Direitos e Vantagens compete:

1. Examinar e instruir os processos de licença prêmio ou especial, licença para trato de interesse particular, licença para acompanhar cônjuge, licença para desempenho de mandato eletivo, licença maternidade e paternidade e outras, bem como os referentes a triênios, salário família, averbação de tempo de serviço, exoneração, pensões em geral e outros direitos e benefícios legais;
2. Examinar e instruir os processos de encerramento de folha;
3. Receber e examinar a documentação dos requerimentos de concessão de pensões especiais;
4. Controlar a concessão, cancelamento e retificação de benefícios;
5. Organizar e manter o arquivo de publicações dos atos referentes a direitos e benefícios concedidos;
6. Expedir certidões e declarações.

Art. 16. À Divisão de Alteração de Exercício compete:

1. Distribuir os mapas de controle de freqüência aos núcleos que integram a SEF;
2. Controlar a escala de férias para fins de pagamento;
3. Efetuar as anotações das alterações de exercício, com a atualização da freqüência;
4. Distribuir os cartões de freqüência semestral aos núcleos;
5. Receber, conferir e distribuir os contracheques dos servidores.

Art. 17. À Divisão de Pagamento compete:

1. Efetuar a implantação e comando em folha de pagamento dos valores até os limites legalmente estabelecidos;
2. Receber, examinar e encaminhar ao órgão competente as solicitações de acerto relativas a pagamento de pessoal;
3. Registrar e controlar as ocorrências de acerto;
4. Expedir atestados, declarações e certidões relacionadas com o cadastro financeiro sob sua responsabilidade.

Art. 18. À Divisão de Pessoal Inativo compete:

1. Examinar e instruir os processos de pedido de aposentadoria, verificando a sua legalidade;
2. Examinar os processos referentes à fixação, revisão e refixação de proventos, elaborando os respectivos atos;
3. Organizar e manter o cadastro de publicações dos atos de aposentadoria, fixação e refixação de proventos.

Art. 19. Ao Departamento de Manutenção compete:

1. Organizar e manter o cadastro de empresas de serviços de manutenção;
2. Controlar a execução dos serviços de manutenção dos bens imóveis e dos bens móveis.

Art. 20. À Divisão de Manutenção de Bens Móveis compete:

1. Executar os serviços de conservação e manutenção de aparelhos de ar-condicionado, geladeiras, bebedouros e outros aparelhos eletro-eletrônicos da SEF;
2. Executar os serviços de marcenaria, serralheria e assemelhados.

Art. 21. À Divisão de Manutenção de Bens Imóveis compete:

1. Realizar, em caráter permanente, a vistoria dos prédios e instalações da SEF para avaliação das instalações elétricas e hidráulicas e do estado de conservação dos mesmos;
2. Conservar e manter os imóveis ocupados e alugados pela SEF;
3. Executar as obras e reformas de acordo com os projetos desenvolvidos;
4. Executar os serviços de eletricidade, hidráulica, alvenaria, carpintaria, telefonia, refrigeração e assemelhados.

Art. 22. Ao Departamento de Material compete:

1. Coordenar e supervisionar as atividades de aquisição, classificação, catalogação, estocagem, controle e distribuição de material, permanente e de consumo, da SEF;
2. Realizar levantamento estatístico do consumo médio do material, objetivando racionalizar a aquisição e facilitar o controle de estoques;
3. Coordenar e supervisionar as atividades de movimentação de bens patrimoniais;
4. Providenciar a aquisição de materiais permanentes e de consumo, quando necessários.

Art. 23. À Divisão de Suprimentos compete:

1. Classificar e catalogar os materiais, observando as normas da Superintendência de Material da SARE, bem como receber, armazenar e distribuir o material aos órgãos da SEF;
2. Organizar, manter e controlar os almoxarifados central e setoriais da SEF;
3. Executar os serviços gráficos, preparando a composição para impressão de formulários, fichas e impressos em geral da SEF;
4. Elaborar o balanço anual da movimentação de bens almoxarifados;
5. Organizar e manter o cadastro de fornecedores de materiais.

Art. 24. À Divisão de Controle de Bens Patrimoniais compete:

1. Inventariar, codificar e controlar todo o material permanente e equipamentos da SEF;
2. Analisar e autorizar toda e qualquer transferência de bens patrimoniais entre as unidades administrativas da SEF;
3. Controlar e supervisionar, em conjunto com os responsáveis pelas unidades administrativas, a conservação e guarda dos bens patrimoniais;
4. Coordenar, ao final de cada exercício, o inventário anual de cada unidade administrativa, a ser encaminhado à Coordenadoria de Contabilidade Analítica.

Art. 25. Ao Departamento de Serviços compete:

1. Avaliar os imóveis a serem locados para instalação de órgãos da SEF;
2. Supervisionar as atividades de documentação e comunicação administrativas;
3. Solicitar a contratação de serviços de terceiros relativos à conservação e manutenção de máquinas, aparelhos e equipamentos eletro-eletrônicos, bem como aqueles relativos à conservação, limpeza e segurança patrimonial dos imóveis próprios e/ou alugados;
4. Emitir requisição de prestação de serviços;
5. Coordenar e supervisionar as atividades de segurança patrimonial;
6. Solicitar aquisição e controlar as faturas de publicações oficiais e periódicos;
7. Fiscalizar e aprovar os serviços de manutenção executados por terceiros;
8. Acompanhar e fiscalizar os serviços de conservação e manutenção dos elevadores dos prédios da SEF;
9. Organizar e manter o cadastro de empresas de serviços de manutenção de máquinas, aparelhos e equipamentos eletro-eletrônicos;
10. Manter contato permanente com as empresas prestadoras de serviços contratadas pela SEF;
11. Manter contato permanente com as concessionárias de serviço público (DETEL, TELEMAR, etc) para um perfeito funcionamento dos serviços a eles afetos.

Art. 26. À Divisão de Portaria e Zeladoria compete:

1. Coordenar e supervisionar as atividades de segurança patrimonial da SEF;
2. Coordenar e supervisionar os serviços de conservação e limpeza dos prédios e instalações da SEF;
3. Coordenar e supervisionar o cumprimento das normas de prevenção e combate a incêndio;
4. Controlar e executar os serviços de portaria, recepção e operação de elevadores.

Art. 27. Compete à Divisão de Protocolo, observadas, no que couber, as disposições do Decreto nº 2.030, de 11.08.1978:

1. Controlar os serviços de protocolo de todos os órgãos da SEF;
2. Processar e encaminhar a documentação oficial e requerimentos recebidos;
3. Executar os serviços de correspondências, expedição e comunicação;
4. Controlar e executar o serviço de malote;
5. Receber e distribuir os diários oficiais, jornais, periódicos, expedientes aos órgãos da SEF.

(Art. 27 alterada pela Resolução SEF nº 6.453/2002, vigente a partir de 25.06.2002)

[ redação(ões)anterior(es) ou original ]

Art. 28. Ao Departamento de Transportes compete:

1. Coordenar e supervisionar as atividades de operações de transportes e das viaturas;
2. Coordenar e supervisionar as atividades de conservação e manutenção das viaturas;
3. Solicitar a aquisição de peças e a contratação de serviços de manutenção e conserto das viaturas, quando necessário.

Art. 29. À Divisão de Operações de Transporte compete:

1. Elaborar e controlar a programação para fornecimento de transporte para os diversos órgãos da SEF;
2. Controlar e supervisionar o uso correto e adequado das viaturas;
3. Controlar e supervisionar o movimento de entrada e saída das viaturas, com o preenchimento dos Boletins Diários de Tráfego (BDT's);
4. Atender com presteza os usuários dos serviços de transportes;
5. Elaborar, controlar e supervisionar a distribuição dos motoristas e suas escalas de serviço;
6. Controlar e supervisionar a distribuição das viaturas e a sua utilização;
7. Controlar e distribuir os carnês de combustíveis.

Art. 30. À Divisão de Garagem compete:

1. Coordenar, controlar e zelar pela conservação da frota de veículos da SEF;
2. Fiscalizar e controlar a guarda e garageamento das viaturas;
3. Providenciar socorro às viaturas;
4. Executar e controlar a lavagem e lubrificação das viaturas;
5. Executar os serviços de lanternagem e pintura;
6. Executar os serviços de eletricidade;
7. Executar os serviços de borracharia;
8. Executar os serviços de mecânica;
9. Registrar as ocorrências de danos e defeitos nas viaturas, providenciando, sempre que necessário, o seu recolhimento para serviços de manutenção, conserto e reposição ou substituição de peças.

Art. 31. Ao Arquivo compete: organizar e zelar pelo arquivamento de documentos e processos da SEF;

Art. 32. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação revogadas as disposições em contrário.  

Rio de Janeiro, 17 de janeiro de 2002

FERNANDO LOPES
Secretário de Estado de Fazenda