DECRETO Nº 4.335, DE 03.08.2001

CAPÍTULO I

DA EMISSÃO DE DOCUMENTOS FISCAIS E ESCRITURAÇÃO DE LIVROS FISCAIS POR USUÁRIOS DE SISTEMA ELETRÔNICO DE PROCESSAMENTO DE DADOS

SEÇÃO I

Dos Objetivos

Art. 290. A emissão de documentos fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados, bem como a escrituração dos livros fiscais a seguir enumerados, far-se-ão de acordo com as disposições deste Capítulo:

1. – Registro de Entradas, Anexo V;

2. – Registro de Saídas, Anexo V;

3. – Registro de Controle da Produção e do Estoque, Anexo V;

4. – Registro de Inventário, Anexo XLV;

5. – Registro de Apuração do ICMS, Anexo V;

6. – Movimentação de Combustível (LMC), Anexo V.

§ 1º. O estabelecimento que emitir documentos fiscais ou escriturar livros fiscais em equipamento que utilize ou tenha condição de utilizar arquivo magnético, ou equivalente, ficará obrigado às exigências deste Capítulo, inclusive de apresentar em meio de transferência eletrônico junto a Secretaria de Estado da Fazenda, os livros e demais documentos referidos neste artigo e na legislação pertinente, relativos às suas obrigações acessórias.

§ 2º. A emissão de Nota Fiscal de Venda a Consumidor, na forma deste Capítulo, fica condicionada à observância das normas específicas do Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF.

(§3º alterado pelo decreto nº 12.923-E, de 28/06/11)

§ 3º O disposto neste Capítulo não se aplica ao contribuinte:

1. - Microempreendedor Individual (MEI).

2. – que esteja obrigado a entrega da escrituração fiscal digital - EFD, instituída pelo Ajuste SINIEF 02/09;

3. – que utilize sistema eletrônico de processamento de dados exclusivamente para emissão de nota fiscal eletrônica, modelo 55, ou conhecimento de transporte eletrônico, modelo 57, previstos nos incisos XXII e XXIV do art. 143 deste Regulamento, respectivamente.

SEÇÃO II

Do Pedido

Art. 291. O uso, alteração ou desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais ou escrituração de livros fiscais, será autorizado pela Divisão de Fiscalização – DIFIS, do Departamento da Receita, atendendo a solicitação do interessado, mediante preenchimento do Pedido/Comunicação de Uso de Sistema Eletrônico de Processamento de Dados, Anexo V, em 4 (quatro) vias, contendo as seguintes informações:

1. – motivo do preenchimento;

2. – identificação e endereço do contribuinte;

3. – documentos e livros objetos do requerimento;

4. – unidade de processamento de dados;

5. – configuração dos equipamentos;

6. – identificação e assinatura do declarante.

§ 1º. O pedido referido neste artigo deverá ser instruído com os modelos dos documentos e livros fiscais a serem emitidos ou escriturados pelo sistema, bem como de declaração conjunta do contribuinte e do responsável pelos aplicativos, garantindo a conformidade destes à legislação vigente.

§ 2º. Atendidos os requisitos exigidos pelo fisco, este terá 30 (trinta) dias para sua apreciação.

§ 3º. A solicitação de alteração e a comunicação de desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados obedecerão ao disposto no caput e § 2º deste artigo, e serão apresentados ao fisco, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

§ 4º. As vias do requerimento de que trata este artigo terão a seguinte destinação:

1. – a original e outra via serão retidas pelo fisco;

2. – uma via será devolvida ao requerente para ser por ele entregue à Divisão de Tecnologia e Informações da Delegacia da Receita Federal a que estiver subordinado;

3. – uma via será devolvida ao requerente para servir como comprovante da autorização.

Art. 292. O contribuinte que se utilizar de serviço de terceiro prestará, no pedido de que trata o artigo anterior, as informações ali enumeradas relativamente ao prestador do serviço.

SEÇÃO III

Da Documentação Técnica

Art. 293. O contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados deverá fornecer, quando solicitado, documentação minuciosa, completa e atualizada do sistema, contendo descrição, gabarito de registro (Layout) dos arquivos, listagem dos programas e as alterações ocorridas no período a que se refere o artigo 316.

SEÇÃO IV

Das Condições Específicas

Art. 294. O estabelecimento que emitir, por sistema eletrônico de processamento de dados, os documentos a que se refere o artigo 290, 'caput', estará obrigado a manter, pelo prazo previsto na legislação a que estiver vinculado, em arquivo magnético, as informações atinentes ao registro dos documentos recebidos ou emitidos por qualquer meio, referentes à totalidade das operações de entrada e de saída e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração: (Redação dada pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/0404)

1. – por totais de documento fiscal e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A;

2. – por totais de documento fiscal, quando se tratar de:

   (Redação dada pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

   1. Nota Fiscal/ Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

   2. Nota Fiscal de Serviço de Transportes, modelo 7;

   3. Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

   4. Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;

   5. Conhecimento Aéreo, modelo 10;

   6. Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

   7. Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22.

      Redação Anterior

      1. Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas;

      2. Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas;

      3. Conhecimento Aéreo;

      4. Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, nas entradas;

      5. Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, nas aquisições;

      1. – por total diário, por equipamento, quando se tratar de Cupom Fiscal ECF;

      2. por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.

§ 1º. O disposto neste artigo também se aplica aos documentos fiscais nele mencionados, ainda que não emitidos por sistema eletrônico de processamento de dados.

§ 2º. O contribuinte do IPI deverá manter arquivadas, em meio magnético, as informações a nível de item (classificação fiscal), conforme dispuser a legislação específica deste imposto.

§ 3º. Fica facultado à Secretaria de Estado da Fazenda estender o arquivamento das informações em meio magnético a nível de item (classificação fiscal) para o Cupom Fiscal emitido por ECF, dados do Livro Registro de Inventário ou outros documentos fiscais. (Redação dada pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

Art. 295. Ao estabelecimento que requerer autorização para emissão de documento fiscal por sistema eletrônico de processamento de dados será concedido o prazo de 6 (seis) meses contados da data da autorização, para adequar-se às exigências desta Seção, relativamente aos documentos que não forem emitidos pelo sistema.

SEÇÃO V

Da Nota Fiscal

Art. 296. A Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A, será emitida, no mínimo, com o número de vias e destinação previstos nos artigos 181 a 183 e 193.

§ 1º. Quando a quantidade de itens de mercadorias não puder ser discriminada em um único formulário, poderá o contribuinte utilizar mais de um formulário para uma mesma Nota Fiscal, obedecido o seguinte:

1. – em cada formulário, exceto o último, deverá constar, no campo "Informações Complementares", do quadro "Dados Adicionais", a expressão "Folha XX/NN – Contínua", sendo NN o número total de folhas utilizadas e XX o número que representa a seqüência da folha no conjunto total utilizado;

2. – quando não se conhecer previamente a quantidade de formulários a serem utilizados, omitir-se-á, salvo o disposto no inciso III abaixo o número total de folhas utilizadas (NN);

3. – os campos referentes aos quadros "Cálculo do Imposto e Transportador/Volumes Transportados" só deverão ser preenchidos no último formulário, que também deverá conter, no referido campo "Informações Complementares", a expressão "Folha XX/NN";

4. – nos formulários que antecedem o último, os campos referentes ao quadro "Cálculo do Imposto" deverão ser preenchidos com asteriscos (*);

5. – fica limitada a 990 (novecentos e noventa) a quantidade de itens de mercadoria por Nota Fiscal emitida.

§ 2°. As indicações referentes ao transportador e à data da efetiva saída da mercadoria do estabelecimento podem ser feitas mediante a utilização de qualquer meio gráfico indelével.

Art. 297. O contribuinte remeterá às Secretarias de Fazenda, Economia, Finanças ou Tributação das unidades da Federação destinatárias da mercadoria ou bem, até o dia 15 (quinze) do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo magnético, com registro, das operações interestaduais efetuadas no trimestre anterior.

§ 1º. Sempre que, informada uma operação em arquivo, por qualquer motivo a mercadoria não for entregue ao destinatário, far-se-á geração de arquivo esclarecendo o fato com o código de finalidade '5' (item 09.1.3 do manual de orientação do convênio 57/95), que será remetido juntamente com o relativo ao trimestre em que se verificar a ocorrência. (Redação dada pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

§ 2º. O arquivo remetido a cada unidade da Federação restringir-se-á aos destinatários nela localizados.

§ 3°. A Secretaria de Estado da Fazenda poderá exigir que o arquivo magnético seja previamente consistido por programa validador por ela fornecido.

§ 4º Não deverão constar do arquivo os Conhecimentos emitidos em função de redespacho ou subcontratação; (acrescentado pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

§ 5º A Secretaria de Estado da Fazenda poderá dispensar seus contribuintes do cumprimento da obrigatoriedade prevista no 'caput'. (acrescentado pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

§ 6º A dispensa prevista no parágrafo anterior fica condicionada à: (acrescentado pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

1. – efetiva entrega, pelos contribuintes, dos arquivos magnéticos contendo o registro fiscal de suas operações e prestações, à unidade da federação de seu domicílio fiscal;

2. – imediata disponibilização dos arquivos magnéticos, a que se refere o inciso anterior, pela unidade federada do domicílio fiscal do contribuinte à unidade federada de destino;

§ 7º A Secretaria de Estado da Fazenda ao exercer a faculdade estabelecida no § 5º deve informar, às Unidades Estaduais de Enlace/Sintegra das demais unidades federadas, as relações dos contribuintes dispensados do cumprimento da obrigatoriedade prevista no caput. (acrescentado pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

SEÇÃO VI

Dos Conhecimentos de Transporte de Cargas Rodoviário, Aquaviário e Aéreo

Art. 298. Na hipótese de emissão por sistema eletrônico de processamento de dados do Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas e Conhecimento Aéreo, fica dispensado a via adicional para controle do fisco de destino prevista no convênio SINIEF 06/89, de 21 de fevereiro de 1989. (Redação dada pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

§ 1º. O arquivo remetido a cada unidade da Federação restringir-se-á aos destinatários nela localizados.

§ 2º. Não deverão constar do arquivo os Conhecimentos emitidos em função de redespacho ou subcontratação.

§ 3°. A Secretaria de Estado da Fazenda poderá exigir que o arquivo magnético seja previamente consistido por programa validador por ela fornecido.

SEÇÃO VII

Das Disposições Comuns aos Documentos Fiscais

Art. 299. No caso de impossibilidade técnica para a emissão dos documentos fiscais a que se refere o artigo 290, caput, por sistema eletrônico de processamento de dados, em caráter excepcional, poderá o documento ser preenchido de outra forma, hipótese em que deverá ser incluído no sistema.

Art. 300. As vias dos documentos fiscais, que devem ficar em poder do estabelecimento emitente, serão enfeixadas em grupos de até 500 (quinhentos), obedecida sua ordem numérica seqüencial.

SEÇÃO VIII

Das Disposições Comuns aos Formulários Destinados à Emissão de Documentos Fiscais

Art. 301. Os formulários destinados à emissão dos documentos fiscais a que se refere o artigo 290, caput, deverão:

1. – ser numerados tipograficamente, por modelo, em ordem consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração, quando atingido este limite;

2. – ser impressos tipograficamente, facultada a impressão por sistema eletrônico de processamento de dados da série e subsérie e, no que se refere à identificação do emitente:

   1. do endereço do estabelecimento;

   2. do número de inscrição no CNPJ;

   3. do número de inscrição estadual;

3. – ter o número do documento fiscal impresso por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica seqüencial consecutiva, por estabelecimento, independentemente da numeração tipográfica do formulário;

4. – conter o nome, o endereço e os números de inscrição estadual e no CNPJ, do impressor do formulário, a data e a quantidade da impressão, os números de ordem do primeiro e do último formulário impressos, o número da AIDF;

5. – quando inutilizados antes de se transformarem em documentos fiscais, ser enfeixados em grupos uniformes de até 200 (duzentos) jogos, em ordem numérica seqüencial, permanecendo em poder do estabelecimento do emitente, pelo prazo de 5 (cinco) anos, contado do encerramento do exercício de apuração que ocorrer o fato. (Redação dada pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

Parágrafo único. Os documentos fiscais serão emitidos no estabelecimento que promover a operação ou prestação, ou outro, previamente autorizado pelo fisco.

Art. 302. À empresa que possuir mais de um estabelecimento neste Estado, será permitido o uso do formulário com numeração tipográfica única, desde que destinado à emissão de documentos fiscais do mesmo modelo.

§ 1º. O controle de utilização será exercido nos estabelecimentos do encomendante e dos usuários do formulário, os quais deverão anotar no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, a numeração seqüencial a eles destinados.

§ 2º. O uso de formulários com numeração tipográfica única poderá ser estendido a estabelecimento não relacionado na correspondente autorização, desde que haja aprovação prévia pela repartição fiscal do domicílio do usuário.

§ 3º. Na hipótese prevista no caput, a redistribuição de formulários contínuos somente será autorizada uma vez em relação a cada AIDF, vedado o desfazimento da redistribuição.

SEÇÃO IX

Da Autorização para Confecção de Formulários Destinados à Emissão de Documentos Fiscais

Art. 303. O estabelecimento gráfico somente poderá confeccionar formulários destinados à emissão de documentos fiscais, mediante prévia autorização da Diretoria do Departamento da Receita da Secretaria de Estado da Fazenda.

§ 1º. Na hipótese do artigo anterior, será solicitada autorização única, indicando-se:

1. – a quantidade total dos formulários a serem impressos e utilizados em comum;

2. – os dados cadastrais dos estabelecimentos usuários;

3. – os números de ordem dos formulários destinados aos estabelecimentos a que se refere o inciso anterior, devendo ser comunicadas ao fisco eventuais alterações.

§ 2º. Relativamente às confecções subseqüentes à primeira, a respectiva autorização somente será concedida mediante a apresentação da 2ª via do formulário da autorização imediatamente anterior, oportunidade em que a repartição fiscal anotará, nessa via, a circunstância de que foi autorizada a confecção dos impressos fiscais em continuação, bem como os números correspondentes.

SEÇÃO X

Do Registro Fiscal

Art. 304. O armazenamento do registro fiscal em meio magnético encontra-se disciplinado no Manual de Orientação para Usuários de sistema de processamento de dados aprovado pelo Convênio ICMS 57/95 e alterações.

Parágrafo único. Entende-se por registro fiscal as informações gravadas em meio magnético referentes aos elementos contidos nos documentos fiscais.

Art. 305. O arquivo magnético de registros fiscais, conforme especificação e modelo previstos no Manual de Orientação, conterá as seguintes informações:

1. – tipo do registro;

2. – data de lançamento;

3. – CNPJ do emitente, remetente e destinatário;

4. – inscrição estadual do emitente, remetente e destinatário;

5. – unidade da Federação do emitente, remetente e destinatário;

6. – identificação do documento fiscal: modelo, série, subsérie e número de ordem;

7. – CFOP;

8. – valores a serem consignados nos livros Registro de Entradas ou Registro de Saídas;

9. – código da situação tributária federal da operação.

Art. 306. A captação e consistência dos dados referentes aos elementos contidos nos documentos fiscais, para o meio magnético, a fim de compor o registro fiscal, não poderá atrasar por mais de 5 (cinco) dias úteis, contados da data da operação a que se referir.

Art. 307. O contribuinte fica autorizado a retirar do estabelecimento os documentos fiscais, para o registro de que trata o artigo 290, devendo a ele retornar no prazo de 10 (dez) dias úteis, contados do encerramento do período de apuração.

SEÇÃO XI

Da Escrituração Fiscal

Art. 308. Os livros fiscais previstos neste Capítulo, serão adotados com base nos modelos do anexo V, com exceção do livro de Movimentação de Combustíveis, que atenderá o modelo instituído pelo Departamento Nacional de Combustíveis – DNC.

§ 1º. Será permitida a utilização de formulários em branco, desde que, em cada um deles, os títulos previstos nos modelos sejam impressos por sistema eletrônico de processamento de dados.

§ 2º. Obedecida a independência de cada livro, os formulários serão numerados por sistema eletrônico de processamento de dados, em ordem numérica consecutiva de 000.001 a 999.999, reiniciada a numeração quando atingido este limite.

§ 3º. Os formulários referentes a cada livro fiscal deverão ser enfeixados e encadernados por exercício de apuração, em grupos de até 500 (quinhentas) folhas.

§ 4º. Relativamente aos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Controle da Produção e do Estoque, Registro de Inventário, Registro de Apuração do ICMS e livro de Movimentação de Combustíveis, fica facultado enfeixar e encadernar:

1. – os formulários mensalmente e reiniciar a numeração, mensal ou anualmente;

2. – dois ou mais livros fiscais diferentes de um mesmo exercício num único volume de, no máximo 500 (quinhentas) folhas, desde que sejam separados por contracapas com identificação do tipo de livro fiscal e expressamente nominados na capa da encadernação.

Art. 309. Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados serão enfeixados, encadernados e autenticados dentro de 120 (cento e vinte) dias, contados da data do último lançamento.

Parágrafo único. No caso do livro Registro de Inventário, o prazo para enfeixamento e encadernação será contado a partir da data do balanço ou, se a empresa não for obrigada a manter escrita contábil, do último dia do ano civil.

Art. 310. É facultada a escrituração das operações ou prestações de todo o período de apuração através de emissão única.

§ 1º. Para os efeitos deste artigo, havendo desigualdade entre os períodos de apuração do IPI e do ICMS, tomar-se-á por base o menor.

§ 2.º Os livros fiscais escriturados por sistema eletrônico de processamento de dados deverão estar disponíveis no estabelecimento do contribuinte, decorridos 10 (dez) dias úteis, contados do encerramento do período de apuração.

Art. 311. Os lançamentos nos formulários constitutivos do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque podem ser feitos de forma contínua, dispensada a utilização de formulário autônomo para cada espécie, marca, tipo ou modelo de mercadoria.

Parágrafo único. O exercício da faculdade prevista neste artigo não excluirá a possibilidade de o fisco exigir, em emissão específica de formulário autônomo, a apuração dos estoques, bem como as entradas e as saídas de qualquer espécie, marca, tipo ou modelo de mercadoria.

Art. 312. É facultada a utilização de códigos:

1. – de emitentes, para os lançamentos nos formulários constitutivos do livro Registro de Entradas, elaborando-se Lista de Códigos de Emitentes, que deverá ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema;

2. – de mercadorias, para os lançamentos nos formulários constitutivos dos livros Registro de Inventário e Registro de Controle da Produção e do Estoque, elaborando-se Tabela de Código de Mercadorias, conforme modelo estabelecido no Convênio 57/95, que deverá ser mantida em todos os estabelecimentos usuários do sistema. (Redação dada pelo Decreto n.º 5.989-E, de 07/10/04)

Parágrafo único. A Lista de Códigos de Emitentes e a Tabela de Códigos de Mercadorias deverão ser enfeixadas por exercício, juntamente com cada livro fiscal, contendo apenas os códigos neles utilizados, com observações relativas às alterações, se houver, e respectivas datas de ocorrências.

SEÇÃO XII

Da Fiscalização

Art. 313. O contribuinte fornecerá ao fisco, quando exigido, os documentos e arquivo magnético de que trata este Capítulo, no prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados da data da exigência, sem prejuízo do acesso imediato às instalações, equipamentos e informações em meios magnéticos.

§ 1º. Por acesso imediato entende-se inclusive o fornecimento dos recursos e informações necessárias para verificação ou extração de quaisquer dados, tais como, senhas, manuais de aplicativos e sistemas operacionais e formas de desbloqueio de áreas de disco.

§2°. A Secretaria de Estado da Fazenda poderá exigir que o arquivo magnético seja previamente consistido por programa validador por ela fornecido.

Art. 314. O contribuinte que escriturar livros fiscais por sistema eletrônico de processamento de dados fornecerá ao fisco, quando exigido, através de emissão específica de formulário autônomo, os registros ainda não impressos.

Parágrafo único. Não será inferior a 10 (dez) dias úteis o prazo para o cumprimento da exigência de que trata este artigo.

Art. 315. Os contribuintes usuários do Sistema Eletrônico de Processamento de Dados ficam obrigados à apresentação, em meio magnético, através de transferência eletrônica, das informações e dados contidos em livros e documentos previstos neste Regulamento, na forma estabelecida pela Secretaria de Estado da Fazenda.

SEÇÃO XIII

Das Disposições Finais e Transitórias

Art. 316. Para o efeito deste Capítulo, entende-se como exercício de apuração o período compreendido entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de cada ano.

Art. 317. Aplicam-se ao sistema de emissão de documentos fiscais e escrituração de livros fiscais, previsto neste Capítulo, as disposições contidas na legislação, no que não estiver excepcionado ou disposto de forma diversa.

Art. 318. Na salvaguarda de seus interesses o fisco poderá impor restrições, impedir a utilização ou cassar autorização de uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais ou escrituração de livros fiscais.

Art. 319. As instruções operacionais complementares necessárias à aplicação deste Capítulo encontram-se no Manual de Orientação, mencionado no artigo 304.

Art. 320. O contribuinte que já se utilizar de sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos ou escrituração de livros fiscais, autorizados com base no regulamento do Convênio ICMS 57/95, e suas alterações, fica sujeito às normas deste Capítulo.